Assistant/e de direction (H/F)

Assistant/e de direction (H/F)

Entreprise : UNIVERSITE COTE D AZUR

Ville : NICE

Présentation

Nous recherchons notre futur/future Assistant/e de direction ! Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle, responsable et innovante.

Missions

• Rédaction de courriers, formalités et préparation de documents/présentations pour réunions.
• Suivi des processus de signature des actes administratifs pris par la Direction.
• Gestion de l'agenda, organisation des réunions et déplacements de la DAJIM.
• Gestion du processus de facturation des prestataires en lien avec la DAJIM.
• Appui au suivi du budget de la Direction.
• Gestion de tableaux de suivi (courrier, contentieux, assurances).
• Suivi des dossiers contentieux sur le Télérecours.
• Instruction et rédaction des arrêtés de délégation de signature ou de pouvoir.
• Envoi des arrêtés au contrôle de légalité.
• Mise en ligne et communication des documents produits par la Direction.
• Participation au pilotage des élections aux conseils centraux, des composantes et des services.
• Secrétariat de la Commission des statuts et Comité électoral consultatif.
• Suivi sur l'attribution des logements de fonction.
• Gestion des besoins opérationnels de la Direction : commandes de fournitures, suivi et réception des livraisons, réservation des billets d'avion, ordre de mission.
• Rédaction ponctuelle des procès-verbaux des instances (CA et COPIL).
• Classement, numérisation et archivage des dossiers suivis par l'équipe juridique.
• Référent/e de la Démarche Qualité.
• Participation au réseau des Assistantes de Direction.

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si :

• Vous avez une connaissance générale de l'environnement professionnel de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche.
• Vous êtes à l'aise avec les techniques de communication, d'archivage et le fonctionnement des administrations publiques.
• Vous connaissez les grands principes juridiques applicables aux élections et aux délégations de signature et de pouvoir dans les EPSCP.
• Vous êtes capable de mettre en œuvre des procédures administratives, de réaliser des synthèses et de rédiger des documents.
• Vous savez travailler en équipe, de façon transversale et avec réactivité.
• Vous savez évaluer et hiérarchiser les besoins et contraintes.
• Vous savez planifier et respecter les délais.
• Vous maîtrisez l'utilisation des outils bureautiques (Pack Office).
• Vous faites preuve de rigueur, de fiabilité, de réactivité, d'initiative et de pédagogie.

Avantages

Réactivité en cas d'urgence et disponibilité en période électorale.