Secrétaire administrative h/f (H/F)

Secrétaire administrative H/F

Entreprise : CFPPA

Ville : NAVES

Présentation

Le CFPPA recherche un(e) secrétaire administrative pour assurer le bon fonctionnement administratif de l'OFA (Organisme de Formation par Apprentissage). Vous participerez à la gestion des dossiers des apprenants, au suivi administratif des formations et au soutien administratif de l'équipe pédagogique et de la direction.

Missions

• Accueil et secrétariat :
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique du public (apprentis, familles, entreprises, partenaires).
  • Enregistrer, affranchir et envoyer les courriers et colis.
  • Gérer les courriels et transmettre les informations.
  • Réaliser divers travaux de secrétariat (courriers, convocations, attestations, invitations).
  • Participer à la diffusion d'informations et de supports de communication.
  • Identifier les besoins en fournitures administratives et assurer le suivi des consommables.
  • Assurer les relations jeunes/entreprises/OFA.
• Suivi administratif des apprenants et des formations :
  • Enregistrer et mettre à jour les dossiers des apprentis et stagiaires.
  • Saisir les contrats d'apprentissage et conventions de formation.
  • Assurer le suivi administratif des inscriptions et admissions.
  • Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers et transmettre les éléments aux organismes financeurs.
  • Assurer les relations administratives avec les entreprises, les familles et les partenaires.
• Gestion administrative / Logiciels métiers :
  • Utiliser les logiciels de gestion administrative (YParéo, Galia).
  • Assurer le suivi des absences et la facturation des pensions.
  • Enregistrer les apprenants et saisir les données administratives, pédagogiques et financières.
• Suivi des examens et procédures administratives :
  • Inscrire les apprenants aux examens (Indexa2).
  • Assurer la transmission des fiches d'épreuves et documents nécessaires aux jurys UC via Resana.
  • Participer à l'organisation administrative liée aux examens et à la vie du centre.
  • Contribuer à la vie de l'établissement : réunions, projets, JPO.
  • Participer à l'organisation des réunions pédagogiques et administratives.
  • Mettre à jour et gérer le stock des documentations.
  • Participer à l'élaboration des documents pour la démarche qualité Qualiformagri.
  • Rédiger et mettre à jour des procédures d'utilisation de logiciels et de suivi des apprenants.
  • Maintenir l'entretien du photocopieur.
  • Assurer une fonction de veille réglementaire et légale.
  • Contribuer à la promotion et au développement des activités de formation.

Profil recherché

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et dotée d'un bon relationnel. Une expérience dans un poste similaire serait un atout.

Avantages

Rejoindre le CFPPA, c'est intégrer une équipe dynamique et contribuer à la formation des futurs professionnels. Vous bénéficierez d'un environnement de travail stimulant et de possibilités de développement professionnel.