Secrétaire administratif / Secrétaire administrative (H/F)

Secrétaire administratif / Secrétaire administrative (H/F)

Entreprise : ELIA SUD OUEST

Ville : VILLENEUVE TOLOSANE

Présentation

Notre entreprise, spécialisée dans l'installation et la maintenance d'appareillages médicaux à domicile, recherche un(e) secrétaire administratif(ve) pour rejoindre son équipe dynamique. Nous intervenons auprès des particuliers pour améliorer leur quotidien grâce à des solutions médicales adaptées.

Missions

• Gestion des appels et des informations :
  • Tenir le standard téléphonique et diffuser les informations par téléphone ou par mail.
  • Assurer la réception des appels (patients, médecins, partenaires) et traiter les sollicitations avec précision.
• Gestion administrative des dossiers patients :
  • Saisir et mettre à jour les fichiers patients (nouvelles installations, dépannages, modifications de prescription, arrêts de traitement) avec les documents associés.
  • Vérifier la présence des coordonnées d'un proche et de son adresse mail dans chaque dossier patient.
  • Préparer les dossiers pour les visites des techniciens (PPC, VNI, Aérosol, Concentrateur, Oxygène liquide, etc.).
• Contrôle qualité et suivi :
  • Effectuer des contrôles qualité dans les 48 heures pour les nouvelles installations, dépannages, visites systématiques et modifications de prescription.
  • S'assurer de la bonne réception et utilisation des traitements (notamment pour la PPC, avec un minimum de 4 heures d'utilisation).
  • Suivre les anomalies et prévenir le responsable jusqu'à résolution du problème.
• Coordination avec les équipes techniques :
  • Afficher et gérer l'emploi du temps des chauffeurs-livreurs.
  • Réceptionner et traiter les documents en temps réel (fiches de visite, absences, nouvelles installations, etc.).
  • Transmettre les informations par mail et suivre les retours sous 30 minutes.
  • En cas d'absence de réponse, contacter le chauffeur-livreur ou prévenir le responsable.
• Suivi des demandes administratives :
  • Gérer les demandes d'entente préalable et les prescriptions (saisie des envois, retours, relances).
  • S'assurer que la DEP initiale soit signée par le prescripteur et retournée dans le mois suivant l'installation du patient.
  • Tenir à jour les cahiers d'appel (hospitalisations, arrêts de traitement, nouvelles installations, etc.).

Profil recherché

• Compétences techniques :
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.).
  • Excellente orthographe et grammaire.
• Qualités personnelles :
  • Autonomie, rigueur et sens de l'organisation.
  • Consciencieux(se), méthodique et doté(e) d'un bon relationnel.
  • Capacité à travailler en équipe tout en faisant preuve d'initiative.
• Expérience :
  • Débutants acceptés sous condition de maîtrise des outils bureautiques et d'une autonomie administrative avérée.
  • Une expérience dans un poste administratif serait un plus.

Avantages

• Conditions de travail :
  • Horaires : Du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h30.
  • Rémunération : SMIC + 76 euros brut par astreinte (du mercredi soir au jeudi matin).