Assistant(e) de la Cheffe de Cabinet du Recteur - Orléans-Tours

Assistant(e) de la Cheffe de Cabinet du Recteur - Orléans-Tours

Entreprise : RECTORAT DE L'ACADEMIE D'ORLEANS-TOURS

Ville : Loiret

Présentation

Au sein du Cabinet du Recteur, et sous l'autorité de la Directrice de Cabinet et de la Cheffe de Cabinet, l'assistant(e) de la Cheffe de Cabinet du Recteur joue un rôle clé dans le fonctionnement administratif et organisationnel du cabinet.

Missions

• Participer au suivi des agendas du Recteur et de la Directrice de Cabinet en coordination avec l'ensemble des membres du Cabinet.
• Assurer le traitement de la boîte fonctionnelle ce.cabinet@ sous la supervision de la Cheffe de Cabinet.
• Préparer et suivre les pochettes quotidiennes en lien avec l'agenda.
• Participer à l'accueil téléphonique, filtrer les appels, prendre des messages et rediriger les appels.
• Organiser les événements (réservations de salles, créations de liens de visioconférences, etc.) en coordination avec la Cheffe de Cabinet.
• Traiter et suivre les invitations en cohérence avec l'agenda du Recteur.
• Assurer le suivi du circuit des parapheurs.
• Recevoir et archiver les documents sur le serveur partagé.
• Mettre à jour l'annuaire du cabinet.
• Anticiper la gestion des vœux.
• Traiter les affaires réservées et dossiers confiés par la Directrice de Cabinet.
• Identifier les priorités et alerter en cas d'urgence.

Profil recherché

Le candidat idéal possède une très bonne connaissance des outils administratifs et une capacité d'assimilation du système éducatif ainsi que de son organisation administrative.

Exigences particulières

• Discrétion et confidentialité absolue.
• Devoir de réserve.
• Sens du service public.

Compétences attendues

• Compétences techniques en matière de secrétariat : rédaction de courriers, gestion de l'agenda, archivage, gestion du courrier.
• Connaissance des circuits de décision de l'académie et de la région académique.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Polyvalence.

Qualités relationnelles

• Diplomatie et sens du travail en équipe.
• Savoir planifier, hiérarchiser les priorités, mesurer l'urgence, alerter et rendre compte.

Avantages

Rejoindre le Cabinet du Recteur, c'est intégrer une équipe dynamique au service de l'éducation et de l'administration publique, avec des opportunités de développement professionnel.