Assistant de gestion opérationnel F/H (H/F)

Assistant de gestion opérationnel F/H

Entreprise : S.I.T.E.S.

Ville : Marcq-en-Barœul

Description du poste

Rattaché(e) au Directeur de la Business Unit PBMP, vous serez le/la pilier administratif et logistique de l'équipe, en interface avec les services Comptabilité, RH, Qualité, Sécurité et Moyens Généraux. Vos missions, à la fois opérationnelles et stratégiques, contribueront directement à la performance de notre activité.

Missions

• Appui à la gestion administrative et financière :
  • Suivi commercial et facturation :
    • Gestion des devis, commandes et prévisionnels de facturation de nos prestations.
    • Contrôle des factures fournisseurs et sous-traitants.
  • Administration des dossiers projets :
    • Classement et archivage numérique des documents techniques et contractuels (respect des procédures qualité et RGPD).
    • Rédaction et mise à jour de documents qualité (fiches de non-conformité, etc.).
  • Gestion des temps et des frais :
    • Pointage horaire des agents (saisie, contrôle des anomalies, transmission à la paie).
    • Vérification et validation des notes de frais (conformité, justificatifs, remboursements).
    • Suivi des absences (congés, arrêts maladie, RTT) et reporting mensuel.
• Gestion des ressources humaines et intégration :
  • Accueil et onboarding :
    • Organisation de l'arrivée des nouveaux collaborateurs (remise des supports : livret d'accueil, règlement intérieur, chartes sécurité).
    • Coordination avec les RH pour les formalités administratives (contrats, badges, accès informatiques).
  • Suivi des compétences et conformité :
    • Gestion des dossiers individuels (formations obligatoires, habilitations nucléaires, visites médicales).
• Logistique et optimisation des moyens :
  • Gestion de la flotte automobile :
    • Coordination avec les partenaires (loueurs, garages, assurances) pour les livraisons, maintenances et réparations des véhicules.
    • Suivi des contrats de location/achat et optimisation des coûts.
  • Approvisionnement et stocks :
    • Commandes de fournitures et EPI (Équipements de Protection Individuelle) en lien avec les besoins terrain.
    • Inventaire et rotation des stocks (réduction des gaspillages, négociation avec les fournisseurs).
  • Planning des ressources :
    • Élaboration des plannings hebdomadaires des équipes et des moyens techniques (matériels d'inspection, véhicules).
    • Anticipation des besoins logistiques pour les chantiers (coordination avec les chefs de projet).

Profil recherché

• Formation : Diplôme de niveau Bac à Bac+3 en Assistanat, Gestion, Logistique, Secrétariat ou équivalent.
• Expérience :
  • 1 à 3 ans dans un poste similaire (idéalement en PME, secteur industriel/technique ou BTP).
  • Une première expérience dans un environnement réglementé (nucléaire, aéronautique, pharmaceutique) serait un atout majeur.
• Compétences techniques :
  • Maîtrise avancée du Pack Office (Excel : tableaux croisés dynamiques, formules basiques).
  • Adaptabilité aux logiciels métiers (ERP interne, etc.).
  • Connaissance des procédures qualité (ISO 9001) (un plus).
• Qualités personnelles :
  • Organisation et priorisation : capacité à gérer des tâches multiples dans un environnement réactif et imprévisible.
  • Rigueur et discrétion : manipulation de données sensibles (paie, contrats, informations RH).
  • Esprit d'équipe et communication : interface entre la direction, les opérationnels et les services supports.
  • Autonomie et proactivité : proposition d'améliorations pour optimiser les processus.

Avantages

Nous offrons un environnement de travail stimulant, des opportunités de développement professionnel et un package de rémunération compétitif. Rejoignez-nous pour contribuer à la performance de notre équipe !