Assistant de direction H/F - Bon niveau d'anglais

Assistant de direction H/F - Bon niveau d'anglais

Entreprise : SOCIETE CIVILE PROFESSIONNELLE GMH NOTAI

Ville : ISSY LES MOULINEAUX

Présentation

Pour notre office notarial implanté à Paris 7, nous recherchons un Assistant de Direction (H/F) capable de gérer efficacement les tâches administratives et d'assistance des associés. Ce poste requiert un bon niveau d'anglais et une excellente présentation.

Missions

Les principales missions incluent :

• Assistance des associés :
• Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien des associés (prise de RDV, courriers, e-mails, congés).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques).
• Réceptionner, trier et envoyer le courrier et colis.
• Gestion des notes de frais et des dépenses par carte bancaire.
• Répondre aux demandes de copie des actes de Paris avant la fusion.
• Scanner les anciens dossiers clients pour supprimer les dossiers papiers.
• Gestion des retours des SPF.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Gestion du site :
• Ouverture et fermeture de l'étude (ouverture/fermeture des volets).
• Installation des clients dans les salles de signatures lors des RDV.
• Checking des salles de RDV du RDC et 3ème étage avant et après les RDV : préparation et remise en ordre, gestion de la vaisselle.
• Organiser le tri et l'archivage des documents importants.
• Réaliser, en binôme avec l'étude d'Issy Les Moulineaux, des commandes de fournitures et vérifier la conformité des livraisons.
• Gestion du stock de fournitures.
• Commande des repas lors des RDV ou des réunions.
• Gestion de la décoration florale de l'étude.
• Vérification de l'entretien des locaux avec la société de ménage.
• Gestion du fonctionnement des imprimantes (remplissage des bacs de papier, résolution des problèmes de dysfonctionnement avec le fournisseur en cas de panne).

Profil recherché

Nous recherchons un candidat avec les compétences suivantes :

• Bonne présentation.
• Sens des priorités.
• Capacité d'adaptation et réactivité.
• Maîtrise des logiciels bureautiques.
• Aisance relationnelle.
• Compétences linguistiques : bonne maîtrise du français et anglais professionnel.

Avantages

Ce poste offre une opportunité de travailler dans un environnement dynamique et professionnel, avec des responsabilités variées et enrichissantes.