Assistant administratif au secrétariat commun du SGARE Grand Est (H/F)

Assistant administratif au secrétariat commun du SGARE Grand Est (H/F)

Entreprise : PREFECTURE DE DEPARTEMENT BAS-RHIN

Ville : STRASBOURG

Présentation

Le Secrétariat Général pour les Affaires Régionales et Européennes (SGARE) est composé de 90 agents qui assistent Monsieur le Préfet de région dans l'exercice de ses missions. Le SGARE assure l'animation et la coordination des politiques publiques en région, ainsi que le pilotage et la gestion de moyens propres et mutualisés.

Le Service des affaires administratives et de l'appui (SAAA) du SGARE, service ressources transversal, est constitué de trois structures : le bureau de la coordination régionale, le bureau des interventions administratives et juridiques, et le pôle secrétariat.

Le pôle secrétariat assure les fonctions de secrétariat particulier du SGARE et des deux SGARE adjoints, ainsi que les fonctions de secrétariat commun pour l'ensemble du service du SGARE.

Missions

• Gestion du courrier et des parapheurs : enregistrement, traçabilité, tri, ventilation, suivi et tenue du chrono.
• Exécution des fonctions de secrétariat pour les deux pôles du SGARE et le service transversal :
• Mise en forme de documents, mise à la signature et envoi aux destinataires.
• Accueil physique et téléphonique.
• Intérim du secrétariat particulier du SGARE et des SGARE adjoints.
• Commandes au service de reprographie de la préfecture.
• Assistance sur Chorus DT pour tous les agents du SGARE : saisie et validation des ordres de mission et des états de frais.
• Appui administratif et logistique :
• Suivi du circuit parapheur et enregistrement des arrêtés.
• Tenue de l'inventaire du stock de fournitures.
• Appui ponctuel au service de la coordination régionale.
• Participation aux opérations d'archivage des pôles du SGARE.
• Organisation de réunions.

Profil recherché

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et capable de travailler en équipe. Une bonne maîtrise des outils bureautiques et une aisance relationnelle sont essentielles pour ce poste.

Avantages

Rejoindre le SGARE, c'est intégrer une équipe dynamique au service des politiques publiques en région, avec des perspectives de développement professionnel et un environnement de travail stimulant.